Encarregado de dados: quem é o da sua agência?

Faça um teste rápido: entre no site da sua agência e procure o nome e o contato do encarregado de dados. Se você não encontrou, não está sozinho. A maioria das agências de tráfego não tem essa informação publicada, e muitas nem sabem que deveriam ter.

Esse é um daqueles pontos cegos que não incomodam ninguém, até o dia em que incomodam muito.

Quem é o encarregado de dados

O encarregado de dados é a figura que a LGPD chama de "encarregado pelo tratamento de dados pessoais". No mercado, ele é mais conhecido como DPO. Se quiser a explicação completa do cargo, leia o que é DPO.

Em resumo, ele é o canal de comunicação da empresa com três públicos:

• Os titulares, que são as pessoas donas dos dados.
• A ANPD, a autoridade que fiscaliza a lei.
• A própria equipe, que precisa de orientação no dia a dia.

O que as regras da ANPD dizem

Em 2024, a ANPD publicou um regulamento específico sobre a atuação do encarregado. Os pontos principais para uma agência são:

1. A indicação deve ser formal, por um documento da empresa.
2. A identidade e o contato devem ser públicos, de preferência no site.
3. Pode ser pessoa física ou jurídica, interna ou externa.
4. O encarregado não pode ter conflito de interesse que prejudique a função.
5. A empresa deve dar condições para ele trabalhar: acesso à informação e autonomia.

A dor escondida: o dono virou encarregado sem saber

Quando ninguém é indicado, na prática quem responde é o dono da agência. Ele recebe a mensagem do lead irritado, o e-mail do cliente pedindo o contrato de dados, a ligação do advogado.

Só que ele faz isso sem processo, sem prazo e sem registro. E acumula duas funções que podem entrar em conflito: decidir como a agência usa dados para vender mais e, ao mesmo tempo, fiscalizar se esse uso está certo.

Para a ANPD, a ausência de encarregado não é detalhe. A primeira multa aplicada pela autoridade, em 2023, incluiu justamente a falta de um encarregado de dados entre as infrações. Explicamos esse caso no artigo sobre multa da LGPD.

"Minha agência é pequena, preciso de encarregado de dados?"

As regras para agentes de pequeno porte permitem que microempresas e empresas de pequeno porte deixem de indicar um encarregado. Mas existem duas condições importantes.

Primeiro, a empresa dispensada continua obrigada a ter um canal de comunicação com os titulares. Segundo, a dispensa não vale para quem faz tratamento de alto risco. Entre os critérios de alto risco estão o tratamento em larga escala e o uso de dados para criar perfis de comportamento.

Segmentação de anúncios é, por definição, uso de perfil de comportamento. Por isso, muitas agências que se consideram pequenas demais podem não estar dispensadas.

O cliente também vai perguntar

Mesmo que a lei não exigisse nada, o mercado está exigindo. Empresas médias e grandes enviam questionários de fornecedor antes de contratar. "Quem é o encarregado de dados da agência?" é uma das primeiras perguntas.

Responder "estamos vendo isso" costuma ser o suficiente para a conta ir para outra agência.

O papel também cobre os clientes da agência

Para a agência de tráfego, o cargo tem uma camada extra. Além dos dados da própria agência, existem os dados de cada cliente: listas, leads, eventos de conversão, conversas de atendimento.

Muitos clientes pequenos também não têm DPO. Na prática, quando um lead deles faz uma reclamação, quem sabe onde estão os dados é a agência. Ter alguém preparado para isso transforma um problema em diferencial: a agência passa a entregar segurança, não só campanha.

Erros comuns na hora de indicar alguém

• Indicar o estagiário ou o atendimento, sem preparo e sem autonomia.
• Publicar um e-mail que ninguém lê.
• Indicar alguém e não registrar nada do que ele faz.
• Trocar de responsável e esquecer de atualizar o site.
• Achar que a política de privacidade sozinha resolve.

Indicar é só o começo. O que protege a agência é o trabalho contínuo que vem depois.

Como resolver sem contratar alguém

Contratar um encarregado interno é caro e raro: poucos profissionais entendem LGPD e tráfego pago ao mesmo tempo. A alternativa que mais cresce é o encarregado externo, contratado como serviço.

A Dattis foi criada para isso. No plano Growth, a Dattis é o DPO da sua agência e opera a LGPD de cada cliente. No plano Scale, também assume o papel de encarregado oficial da agência perante a ANPD. Compare os dois em planos.

Checklist do encarregado de dados

• Documento de indicação assinado.
• Nome e contato do encarregado publicados no site.
• Um e-mail ou canal específico para pedidos de titulares.
• Processo para responder pedidos no prazo.
• Registro de tudo o que foi pedido e respondido.

Quer saber quantos desses itens a sua agência já tem? Faça a Auditoria da sua agência.